Resensi Buku “Bekerja Ala Jepang”

Judul: Bekerja Ala Jepang: Mulai dari Budaya Masyarakat, Capai Kemajuan Industri
Penulis: Tim Enjinia Nusantara
Penerbit: Pena Nusantara
Tebal: 185 + x halaman
Cetakan 1, Mei 2013

Bekerja Ala Jepang

Saya bisa bertemu buku ini pada saat saya sedang berkunjung ke website PPI ON (Osaka-Nara). Di salah satu laman web itu, terpampang wajah ketua Enjinia Nusantara, Abdi Pratama, yang pernah memberikan presentasi bedah buku “Bekerja Ala Jepang” ini di Osaka 2014 silam. Penasaran dengan bukunya, saya pun googling untuk membelinya secara online dari penerbitnya langsung.

Isi buku ini diawali oleh penjelasan singkat mengenai profil Enjinia Nusantara—sebuah komunitas yang beranggotakan para alumni universitas di Jepang yang bekerja dan berkarya di dunia industri Jepang. Saya sempat bingung tentang makna kata “Enjinia” tersebut. Dan ternyata “Enjinia” merupakan kata dalam bahasa Inggris “Engineering” yang diserap ke dalam bahasa Jepang. Pendirian Enjinia Nusantara (EN) pada September 2012 di Hamamatsu, Jepang, dilatarbelakangi oleh semangat untuk memajukan kemandirian industri nasional. Dengan posisi para anggotanya yang sebagian besar berada di industri-industri di Jepang, EN berupaya bekerja sama dan bersinergi dengan berbagai pihak dalam mewujudkan industri nusantara yang berdikari.

Buku ini sebenarnya berisi beragam cerita pengalaman dari para anggota EN. Namun, yang menjadi nilai plus adalah cerita-cerita tersebut sedikit banyak mewakili kehidupan profesional di Jepang, sehingga saya rasa tidaklah salah untuk menjadikan buku ini sebagai salah informasi dan acuan sebelum Anda memutuskan untuk berkarya di industri di Jepang.

Konten buku terbagi ke dalam empat bagian. Masing-masing saling memiliki keterkaitan dan landasan.

  1. Makna dari Sebuah Pekerjaan

Pada bagian pertama ini, dijelaskan hal-hal dasar tentang konsep pekerjaan di Jepang. Kita pun bisa mengetahui istilah 社会人(Shakaijin). Secara harfiah, Shakaijin didefinisikan sebagai orang yang bersosial masyarakat. Shakaijin dianggap sebagai strata sosial yang memiliki predikat tinggi di mata warga Jepang karena saat seseorang disebut sebagai Shakaijin, ia dianggap sudah mencapai tingkat kemampuan untuk memahami dan menjalankan segala macam bentuk kewajiban dan norma yang berlaku di dalam masyarakat. Shakaijin sering diidentikkan sebagai simbol kedewasaan seseorang, sehingga kita tidak akan lagi mendengar ungkapan “wajar salah, masih belajar” pada diri seorang Shakaijin.

Berikutnya kita akan menemukan empat prinsip kerja pada orang Jepang, yang disebut 行動四原則 (Kodo yon gensoku). Empat prinsip ini adalah bersuara keras, bergerak sigap, memberi salam, dan senyum dan ceria. Bersuara keras atau 大きな声で (Okina koe de) banyak dilakukan oleh orang Jepang. Mungkin kita sering juga menonton anime anggota tim basket Kuroko yang sering teriak-teriak saat latihan. Atau mungkin, kita sering melihat di film Jepang, orang Jepang suka sekali berteriak saat mengucapkan terima kasih kepada orang yang ia hormati. Itu adalah beberapa contoh Okina koe de. Dengan mengeluarkan suara nyaring keras, energi semangat akan lebih mengalir—membuat kita lebih siap untuk bekerja daripada bersuara lemah dan ogah-ogahan.

Bergerak sigap atau きびきび行動 (Kibikibi kodo) ini salah satu contohnya adalah saat atasan memanggil, sikap yang harus dimunculkan adalah segera menjawab dan—jika perlu—langsung meluncur ke ruang atasan tersebut. Malas-malasan dan pura-pura tidak mendengar saat dipanggil sangatlah bertolak belakang dengan prinsip Kibikibi kodo. Orang Jepang sangat membudayakan memberi salam lebih dahulu dibandingkan orang lain, atau disebut 自分から挨拶 (Jibun kara aisatsu). Dengan membiasakan diri berlomba-lomba memberi salam terlebih dahulu—bahkan kepada orang di kantor yang tidak begitu kenal sekalipun—akan memberikan dampak keakraban sedikit demi sedikit akan terjalin lebih erat. Prinsip yang keempat adalah melakukan segala sesuatu dengan ceria atau 明るい笑顔 (Akarui egao). Orang Jepang sering menunjukkan senyum ceria tiap kali mereka bekerja. Ditambah lagi, selain senyum ceria, keempat prinsip tersebut juga dilakukan bersamaan: bersuara keras kemudian langsung sigap saat atasan memanggil lalu menemuinya dengan senyum sumringah menyungging di wajah, dan selalu menyapa atasan tersebut terlebih dahulu saat menemuinya di luar kantor.

Bahasan selanjutnya pada bagian ini adalah tentang aktivitas mencari kerja atau 就職活動 (Shushoku katsudo). Aktivitas ini cukup unik di Jepang. Mencari kerja sudah dilakukan jauh-jauh hari sebelum lulus kuliah S1, yaitu dua tahun sebelum lulus. Namun, pada umumnya, orang Jepang yang bersekolah S1 akan lebih memilih untuk terus melanjutkan sekolah S2 dahulu, baru kemudian mencari kerja. Karena rata-rata perusahaan Jepang merupakan industri berbasis inovasi dan riset, perusahaan di Jepang lebih melirik lulusan S2 yang lebih memiliki pengalaman aplikatif di bidang Penelitian dan Pengembangan (Litbang) dan lebih dewasa (Shakaijin) daripada lulusan S1. Di Jepang pun alur untuk melamar kerja telah diinfokan dari awal. Para mahasiswa pun juga jauh-jauh menyiapkannya. Selain itu, ada beberapa perusahaan yang memiliki hubungan kerja sama dengan kampus tertentu sehingga aplikasi kerja dapat dilakukan melalui rekomendasi dari universitas.

Orang Jepang terkenal loyalitasnya pada tempat ia bekerja. Menurut data dari Japanese Electrical Electronic & Information Union tahun 2001, karyawan Jepang yang ingin pindah kerja berjumlah 19,8% dan karyawan yang jadi pindah kerja hanya berjumlah 11,5%. Angka yang sangat kecil jika dibandingkan dengan Korea Selatan (20,1% dan 43,5%), Taiwan (15,4% dan 64,8%), Cina (14,1% dan 35,8%), Perancis (23,2% dan 66,4%), dan Amerika Serikita (13,4% dan 90,1%). Hal ini disebabkan oleh perspektif yang dimiliki orang Jepang. Bagi orang Jepang, berhenti kerja dan berpindah ke perusahaan lain menimbulkan kesan yang kurang baik karena mengindikasikan kekurangmampuan dalam hal beradaptasi di lingkungan kerja ataupun kegagalan dalam mencari solusi dari permasalahan yang ada. Oleh karena itu, setelah pindah kerja , tidak jarang posisi yang didapatkan setara atau malah lebih rendah dari sebelumnya. Namun, jika tetap ingin berpindah kerja atau 転職 (Tenshoku), pihak ketiga yang disebut agen kerja. Agen ini bekerja sama dengan beragam perusahaan untuk menjaring ribuan calon karyawan yang ingin pindah kerja.

  1. Budaya Kerja sebagai Pilar Perusahaan

Di Jepang, aspek Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) atau 人材開発 (Jinzai kaihatsu) menjadi salah satu faktor yang sangat diperhatikan oleh perusahaan. PSDM di perusahaan Jepang umumnya berbentuk Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) yang ditujukan bagi para pegawai yang baru bergabung di perusahaan maupun pegawai yang baru naik pangkat. Pada Diklat tersebut, tahap awal yang diberikan adalah penanaman filosofi dan tujuan perusahaan. Hampir sama dengan masa orientasi mahasiswa di kampus, penanaman filosofi dan tujuan ini pertama dilakukan oleh perusahaan secara keseluruhan, baru kemudian dilakukan oleh departemen masing-masing.

Tahap Diklat berikutnya adalah pegawai baru diterjunkan langsung ke lapangan. Ada tiga jenis kerja lapangan: training pemasaran, yaitu pegawai baru ikut bekerja dan membantu langsung di toko penjualan yang bersinggungan langsung dengan konsumen terakhir; training produksi, yaitu pegawai baru ditempatkan di pabrik untuk memahami proses produksi dan diharapkan mampu menyadari kekurangan-kekurangan sistem produksi di pabrik tersebut sehingga muncul ide inovasi; training memperbaiki produk atau service, yaitu pegawai baru diminta untuk membantu memperbaiki produk atau layanan dari perusahaan tersebut dan menguasai cara memperbaikinya, sehingga diharapkan bisa menjadi masukan bagi staf di lini produksi.

Tahap Diklat selanjutnya adalah pengembangan kemampuan dan keterampilan khusus. Biasanya perusahaan di Jepang memiliki pusat pelatihan khusus untuk mengembangan para pegawainya. Jika pelatihan yang akan diikuti oleh pegawai bisa menguntungkan perusahaan, atasan akan kooperatif untuk mengatur pembiayaan Diklat tersebut agar menggunakan biaya perusahaan. Namun, jika pelatihan yang akan diambil oleh pegawai tersebut tidak berhubungan langsung dengan pekerjaannya, umumnya pegawai tersebut harus membiayai sendiri biaya Diklatnya.

Perusahaan di Jepang sangat memprioritaskan unsur Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) atau 安全第一 (Anzen dai-ichi). Slogan Anzen dai-ichi digunakan untuk menumbuhkan spirit zero accident untuk menghindarkan dari kecelakaan kerja selama bekerja dan berada di lingkungan tempat kerja. Penerapan K3 ini sangatlah ketat atau bisa dibilang tidak ada toleransi sama sekali. Setiap pagi, atau setiap kali memulai aktivitas kerja, para pekerja dengan lantang meneriakkan “Safety, yosh…yosh…yosh…” atau “Anzen dai-ichi yosh”. K3 di Jepang memiliki tujuan sebagai berikut:

  • Agar setiap pegawai mendapat jaminan keselamatan dan kesehatan kerja, baik secara fisik, sosial, dan psikologis.
  • Agar setiap perlengkapan dan peralatan kerja digunakan sebaik-baiknya seselektif mungkin.
  • Agar semua hasil produksi dipelihara keamanannya.
  • Agar adanya jaminan atas pemeliharaan dan peningkatan gizi pegawai.
  • Agar meningkatkan kegairahan, keserasian kerja, dan partisipasi kerja.
  • Agar terhindar dari gangguan kesehatan yang disebabkan oleh lingkungan atau kondisi kerja.
  • Agar setiap pegawai merasa aman dan terlindungi dalam bekerja.

Kemudian untuk urusan jam kerja atau 労働時間 (Roudou jikan), rata-rata perusahaan di Jepang menerapakan jenis-jenis pengelolaan jam kerja yang berbeda-beda, antara lain: fixed time, flexible time (flex-time), dan coreless flex-time. Fixed time adalah jenis jam kerja yang memberlakukan jam mulai kerja, jam selesai kerja, dan jumlah jam kerja minimal dalam satu hari. Flexible time adalah jenis jam kerja yang memberlakukan core time (periode waktu wajib bekerja) dan jumlah jam kerja minimal dalam satu bulan, tapi tidak menetapkan jam mulai dan jam selesai kerja tiap harinya. Coreless flex-time adalah jenis jam kerja yang memberlakukan jumlah jam kerja minimal dalam satu bulan dan tidak menetapkan jam mulai dan jam selesai kerja setiap harinya. Mirip dengan flexible time, hanya saja jenis coreless flex-time tidak memberlakukan periode wajib berada di kantor sehingga lebih leluasa. Pegawai Jepang sering mulai bekerja sebelum waktunya dan mengakhiri bekerja setelah waktunya. Bagi orang Jepang, hal tersebut merupakan bentuk semangat dan keinginan kuat jika mulai lebih awal, dan menunjukkan penghormatan kepada atasan jika pulang lebih akhir. Oleh karena itu, orang Jepang sangat melakukan lembur kerja. Perusahaan di Jepang memberikan upah lembur untuk per 15 menit. Jumlah jam lembur maksimal seorang pegawai dalam satu tahun adalah 360 jam.

Pegawai Jepang memiliki filosofi khusus dalam dunia kerja, yaitu 報連相 (Hourenshou) atau lapor, kontak, konsultasi. Hourenshou terdiri dari kata 報告 (Houkoku) yang berarti melapor; 連絡 (Renraku) yang berarti memberitahu/kontak; 相談 (Shoudan) yang berarti diskusi/konsultasi. Houkoku didefinisikan sebagai aktivitas memberikan informasi secara vertikal dari bawahan kepada atasan. Fungsi Houkoku berdampak pada dua sisi: bagi yang menerima laporan dan bagi yang melapor. Bagi yang menerima laporan, Houkoku berfungsi untuk memahami kondisi lapangan, sebagai kontrol proses dan kualitas hasil pekerjaan, dan sebagai sarana edukasi bawahan/staf junior. Sedangkan, bagi yang melapor, Houkoku berfungsi sebagai evaluasi terhadap proses dan hasil pekerjaan dan sebagai kesempatan untuk menyerap ilmu senior dan atasan. Kemudian ada hal-hal penting yang harus diperhatikan jika ingin melapor kepada atasan, antara lain waktu yang tepat, orang yang tepat, tidak menunda untuk laporan yang penting, sampaikan kesimpulan terlebih dahulu, memisahkan antara fakta dan pendapat/analisis, memilih media yang tepat, menyampaikan informasi yang detail dan padat, dan segera melapor jika terjadi kesalahan atau timbul masalah.

Lalu yang dimaksud sebagai Renraku adalah penyampaian informasi kepada semua orang yang memiliki hubungan dengan informasi tersebut tanpa memandang jabatan, sehingga diharapkan terbangun rasa kesatuan sebagai tim dan terbiasa berbagi informasi dan berkomunikasi antara sesama anggota organisasi perusahaan. Poin-poin yang perlu diperhatikan saat melakukan Renraku adalah melakukan urutan pelaporan yang benar, memberikan materi yang jelas dan bahasa yang lugas, melakukan sesegera mungkin, membuat semua pihak yang berkepentingan bisa terjangkau, dan memilih media yang tepat sesuai jenis informasi. Kemudian, Shoudan diartikan bahwa komunikasi dua arah pun perlu dilakukan karena sebagai media memperoleh pengetahuan dan wawasan yang sangat baik. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan Shoudan antara lain memilih teman diskusi/konsultasi yang benar, mencari situasi yang tepat, menyiapkan asumsi sendiri sebelum berdiskusi.

Masayarakat Jepang secara umum memiliki budaya tepat waktu yang sangat mengakar daging. Begitu pula para pegawai Jepang, di perusahaan di Jepang, budaya 納期厳守 (Nouki Genshu) atau strict deadline sangat dijunjung tinggi. Atasan seringkali memberikan tugas-tugas tertentu kepada bawahan dan tak lupa untuk memberikan deadline untuk tugas tersebut. Budaya strict deadline ini mempermudah kedua belah pihak untuk mengatur perencanaan, apalagi yang diberikan deadline akan lebih merasa dipantau dalam mengerjakan tugas. Selain itu, pemberian deadline memberikan makna bahwa tugas yang diberikan tersebut adalah tugas serius yang harus diselesaikan. Beberapa hal yang dilakukan orang Jepang untuk memelihara budaya Nouki Genshu ini antara lain menggunakan kalender pribadi untuk menandai tanggal-tanggal deadline, memberikan prioritas terhadap tugas yang harus dikerjakan, dan membuang sikap malu bertanya jika terdapat kesulitan terkait tugas yang diberikan.

Quality Control di industri di Jepang, atau sering disebut QC活動 (QC Katsudou), dilakukan untuk melakukan perbaikan dalam industri. Metode QC yang sering digunakan oleh industri di Jepang adalah metode penyelesaian masalah. Metode ini terdiri dari tujuh langkah:

  • Penentuan tema

Tahap ini merupakan tahap awal dalam QC. Jika agak kesulitan dalam mencari tema untuk perbaikan, bisa digunakan kata kunci Cepat, Murah, dan Mudah.

  • Pengenalan kondisi sekarang

Setelah mengenali tema untuk QC, tahap berikutnya adalah mengenali kondisi masalah saat ini secara kuantitatif, dengan cara melihat data-data yang ada sekarang.

  • Penentuan target

Tahap selanjutnya adalah menentukan target yang ingin dicapai. Ada beberapa jargon yang sering dipakai pada tahap ini: “Turunkan setengah”, “Naikkan dua kali lipat”, “Buang satu nol”, atau “Tambah satu nol”.

  • Analisis penyebab masalah

Tahap ini merupakan inti dari QC. Alat yang dipakai dalam tahap ini biasanya adalah analisis naze-naze. Naze berarti mengapa. Analisis dilakukan untuk mencari tahu mengapa A bisa begini. Jika alasannya adalah B, lalu mengapa B bisa begini, dst, hingga akar permasalahan diidentifikasi.

  • Formulasi countermeasure

Setelah sumber masalah teridentifikasi, tahap berikutnya adalah memperbaikinya. Untuk menemukan countermeasure yang tepat, dibutuhkan ide-ide yang banyak. Faktor-faktor yang bisa dijadikan patokan dalam menentukan ide antara lain: berapa biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan ide tersebut, viabilitas atau kemudahan dalam merealisasikan ide tersebut, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan ide tersebut, dan berapa besar ekspektasi berhasil dari ide tersebut.

  • Verifikasi hasil

Pada tahap ini, langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya harus diverifikasi apa sudah sesuai dengan target yang diinginkan atau belum.

  • Standarisasi dan kontrol

Tahap terakhir adalah pembentukan suatu standarisasi terhadap perbaikan yang telah dilakukan agar masalah tersebut tidak terulang kembali, atau kondisi yang telah diperbaiki tidak kembali ke kondisi awal.

  1. bersambung…
Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s